Raptem kilka dni po przyjęciu przez Sejm poprawek Senatu do projektu ustawy o ochronie sygnalistów (14.06.2024 r.), Prezydent podpisał ustawę (19.06.2024 r.), która obecnie czeka na opublikowanie w dzienniku urzędowym.

Od momentu ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw, podmioty obowiązane (sektor publiczny i prywatny), będą miały 3 miesiące (z małymi wyjątkami) na wdrożenie wymagań ustawowych w zakresie przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń o naruszeniach prawa oraz ochrony sygnalistów.

Dla wielu podmiotów, które nie rozpoczęły jeszcze wdrożenia systemu whistleblowingowego, to nie jest dobra wiadomość, bowiem proces ten przypadnie na okres wakacyjny. Nie dość, że może zabraknąć rąk do pracy przy samym wdrożeniu, to jeszcze działania edukacyjne i komunikacyjne będą utrudnione z uwagi na absencje urlopowe pracowników.

Jakie wymagania prawne będzie musiał spełnić podmiot obowiązany (m.in. podmioty na rzecz, których świadczy pracę co najmniej 50 osób)?
👉 ustanowienie skutecznych, bezpiecznych, poufnych lub anonimowych kanałów zgłaszania naruszeń (zgłoszenia w formie pisemnej lub ustnej);
👉  ustanowienie procedury zgłaszania naruszeń oraz rejestru zgłoszeń zgodnie z wymaganiami określonymi w ustawie; procedurę należy skonsultować z organizacją związkową lub przedstawicielami osób wykonujących pracę w czasie od 5 do 10 dni;
👉  wyznaczenie i pisemne upoważnienie osób przyjmujących i weryfikujących zgłoszenia o naruszeniach wskazanych w procedurze zgłoszeniowej;
👉  zapewnienie należytej staranności i bezstronności prowadzonych działań następczych (czynności wyjaśniające);
👉  przetwarzanie danych, w tym danych osobowych w rygorach wskazanych w ustawie i innych przepisach (RODO).

Trzymiesięczny okres vacatio legis z pewnością wystarczy na formalne spełnienie powyższych wymagań, ale czy zagwarantuje to skuteczność całego systemu i zminimalizuje ryzyka dla organizacji?

Pamiętaj, aby przy wdrożeniu i zarządzaniu systemem  zwrócić uwagę na następujące aspekty:
📌wkomponowanie systemu zgłoszeniowego w kulturę organizacyjną opartą na dialogu i zaufaniu;
📌zaangażowanie kierownictwa na wszystkich szczeblach we wdrożenie, utrzymanie i doskonalenie systemu;
📌 zaangażowanie pracowników już na etapie procesu wdrożeniowego i wsłuchiwanie się w ich głosy;
📌wybór bezpiecznych (w tym poufnych i/lub anonimowych) i skutecznych kanałów zgłaszania naruszeń;
📌 ustanowienie transparentnych, zrozumiałych procedur zgłoszeniowych dostępnych;
📌 przeprowadzenie skutecznej i zaangażowanej komunikacji i edukacji pracowników;
📌 rzetelne, odpowiedzialne i uczciwe zarządzanie zgłoszeniami i podejmowanie spójnych i konsekwentnych decyzji;
📌 zapewnienie bezpieczeństwa i poufności informacji;
📌 ciągłe doskonalenie systemu na podstawie bieżących obserwacji, uwag i sugestii.