Procedura zgłaszania nieprawidłowości to istotny element systemu whistleblowingowego, bowiem opisuje cały proces zgłaszania naruszeń, określa ramy i zasady całego systemu oraz opisuje role poszczególnych jego uczestników. Inaczej mówiąc, jest to przewodnik dla każdego uczestnika systemu.

Procedura zgłoszeniowa powinna obejmować w szczególności:

1) zakres podmiotowy i przedmiotowy systemu zgłoszeniowego,

2) najistotniejsze definicje (jak dużo, to w załączniku)

3) opis procesu dokonywania zgłoszenia, w tym m.in.:

a) wskazanie kanałów komunikacji i sposobu zgłaszania;

b) opis zasad ochrony sygnalistów;

c) określenie nieakceptowalnych zachowań;

4) szczegółowy opis organizacji obsługi zgłoszeń, w tym:

a) obowiązki, uprawnienia, a nawet kompetencje operatorów systemu;

b) proces procedowania zgłoszenia obejmującego:

– poszczególne etapy zarządzania zgłoszeniem;

– terminy realizacji czynności,

– obowiązki uczestników procesu w tym kierownictwa,

– zasady raportowania.

5) zasady poufności danych, w tym przetwarzania danych osobowych,

6) konsekwencje naruszania zasad w tym dot. ochrony sygnalistów

7) wskazanie dokumentów powiązanych,

8) rejestr zgłoszeń,

9) procedura skrócona (1 strona)