Australijski portal The Conversation opublikował ostatnio artykuł dotyczący #whistleblowing’u. Jak wskazał autor publikacji, coraz częściej organizacje mają dedykowane systemy do przyjmowania i obsługi zgłoszeń wewnętrznych pochodzących od sygnalistów. Mimo to wiele osób nie zdaje sobie sprawy, z jakimi wyzwaniami muszą mierzyć się odbiorcy wewnętrznych zgłoszeń.

Przypomnijmy, że po zaimplementowaniu do polskiego porządku prawnego wymagań dyrektywy UE ws. ochrony sygnalistów wiele organizacji będzie się musiało zmierzyć nie tylko z samym wdrożeniem systemów whistleblowingowych dla sygnalistów, ale przede wszystkim z ich obsługą.

Autor publikacji wskazuje na ciekawe opracowanie autorstwa Nadii Smiley, Wimy Vandekerckhove’a oraz Pauliny Arroyo Pardo pt. „Obsługa zgłoszeń informujących o nieprawidłowościach: złożoność podwójnego agenta”, które nie tylko przybliża sytuację #compliance oficerów, ale stara się ją opisać wykorzystując tzw. teorię agencji. Teoria ta odnosi się do sytuacji, w których osoba (zleceniodawca) deleguje zadanie komuś innemu (agentowi). Agent działa wtedy w imieniu zleceniodawcy.

Zgłaszanie nieprawidłowości wewnątrz firmy jest szczególną sytuacją z punktu widzenia odbiorcy wewnętrznego. Z jednej strony najwyższe kierownictwo deleguje zadanie rozpatrywania spraw zgłaszania nieprawidłowości. Z drugiej strony sygnalista deleguje zbadanie i powstrzymanie zgłaszanego wykroczenia

Badacze odkryli, że ta podwójna agencja wynika z trzech problemów:
1. Obie strony mają odmienny pogląd co do dobrego postępowania ze zgłoszeniem nieprawidłowości. Sygnaliści skupiają się na wynikach, natomiast kierownictwo koncentruje się na ograniczaniu negatywnych konsekwencji dla organizacji.
2. Działania oficerów compliance są często źle rozumiane przez sygnalistów, ponieważ osoby obsługujące zgłoszenia nie mogą ujawnić szczegółów prowadzonych działań. Kierownico również nie jest w stanie w pełni zrozumieć procesu obsługiwania zgłoszeń, ponieważ mierzy wysiłek w kategoriach liczby zgłoszeń i zamkniętych spraw.
3. Zarówno sygnaliści jak i kierownictwo organizacji podejmują ryzyko w kontaktach z oficerami compliance. Sygnaliści obawiają się, że nie zostaną potraktowani poważnie. Kierownictwo podejmuje ryzyko, przekazując reputację swojej organizacji i odpowiedzialność za unikanie sporów sądowych.

Sytuacja osób obsługujących zgłoszenia o nieprawidłowościach (zazwyczaj są to oficerowie compliance) jest wyjątkowa. Tak naprawdę ponoszą podwójne koszty, starając się być godnym zaufania agentem dla obu stron. Chcą być wiarygodnymi śledczym, co powoduje ogromny stres, ponieważ nie mogą być w pełni przejrzyści dla sygnalistów. W stosunku do kierownictwa, specjaliści ds. zgodności chcą, aby pracownicy zgłaszali nadużycia wewnętrznie, a zgłoszenia te były szybko rozwiązywane, ale nie mogą w pełni kontrolować kolejnych kroków demaskatora.

Czy da się w prosty sposób rozwiązać problem podwójnej agencji w obsłudze systemu informowania o nieprawidłowościach?