Wiele organizacji, zarówno prywatnych, jak i publicznych, stanie przed wyzwaniem wdrożenia wymogów ustawy o ochronie sygnalistów w nadchodzących miesiącach. Istnieją trzy podejścia do tego zadania:

1. Podejście z dużym apetytem na ryzyko – „Jak dotąd nie wdrożyłem u siebie w organizacji różnych wymogów prawnych i nic do tej pory się nie stało, więc teraz też nie będę tego robił. Szkoda czasu, nerwów i pieniędzy.

2. Podejście minimalistyczne – „Ok, wdrażamy system zgłaszania naruszeń tylko w minimalnym zakresie, jaki jest niezbędny do uniknięcia ewentualnych sankcji za nieprzestrzeganie przepisów prawa. Ustanawiamy więc procedurę zgłoszeniową i rejestr zgłoszeń oraz ze dwa kanały zgłoszeniowe, a także upoważniamy jednego pracownika do przyjmowania i wyjaśniania zgłoszeń. I jakoś to będzie”.

3. Podejście zaangażowane – „Mam świadomość, że system whistleblowingowy jest nie tylko istotnym elementem systemu zarządzania ryzykiem naruszeń, ale także jednym z fundamentów kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu i współodpowiedzialności za organizację. Dlatego wdrożenie takiego systemu traktuję jako inwestycję w bezpieczeństwo i skuteczność mojej organizacji”.

Warto zauważyć, że podejście minimalistyczne niesie ze sobą ryzyko dla organizacji, w tym:

1) z działaniami odwetowymi wobec sygnalistów wynikającymi m.in. z braku przeprowadzenia szkoleń dla pracowników oraz właściwej reakcji ze strony kierownictwa organizacji;

2) z dokonaniem przez sygnalistę zgłoszenia zewnętrznego, z uwagi na brak zaufania do skuteczności systemu jako procesu (np. brak wiary, że ktoś z organizacji zajmie się rzetelnie i uczciwie zgłoszonym naruszeniem);

3) ze zgłaszaniem fikcyjnych nadużyć (pobieżna weryfikacja zgłoszeń i wyciąganie nawet nieformalnych konsekwencji wobec domniemanych sprawców naruszeń);

4) ze zgłoszeniami zbyt ogólnymi albo nieadekwatnymi do celów systemu, w związku z brakiem szkoleń i skutecznej komunikacji w organizacji na temat systemu;

5) z naruszeniem bezpieczeństwa informacji, w tym danych osobowych w związku z nieprawidłowym przetwarzaniem tych danych w całym procesie lub jego poszczególnych etapach.

Im lepiej organizacja zaplanuje, wdroży i utrzyma system zgłaszania naruszeń tym ryzyko materializacji wspomnianych zagrożeń będzie mniejsze. Zapoznajcie się z naszymi wskazówkami, aby zadbać o ten proces.