O tym kim jest sygnalista w potocznym i ustawowym znaczeniu pisaliśmy już we wcześniejszym artykule – link do publikacji „Sygnalista kto to”. Warto jednak przypomnieć, że zagadnienie sygnalistów dotyczy zarówno sektora prywatnego (m.in. firm), jak również publicznego (m.in. urzędy).

Czy w takim razie są w tym zakresie jakieś różnice, skoro podkreślamy odrębność tych sektorów?

Częściowo tak i to bardzo istotne.

Zacznijmy od tego, jakie jednostki administracji publicznej są zobowiązane do wprowadzenia wymagań Dyrektywy Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej: dyrektywa o sygnalistach lub dyrektywa UE)?

Jakie organy publiczne są zobowiązane do wprowadzenia ustawy i dyrektywy UE?

Zgodnie z uchwaloną 23 maja 2024 r. przez Sejm RP ustawą o ochronie sygnalistów, implementującą wymogi dyrektywy UE, podmiotem publicznym, którego obowiązuje ta ustawa jest podmiot wskazany w art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego, czyli:

1. jednostka sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych,
2. inne niż określone w pkt 1 państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej,
3. inne niż określone w pkt 1 osoby prawne, utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemających charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli podmioty, o których mowa w tym przepisie, oraz podmioty, o których mowa w pkt 1 i 2, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio albo pośrednio przez inny podmiot:
   1. finansują je w ponad 50% lub
   1. posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub
   1. sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub
   1. mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego;
4. związki podmiotów, o których mowa w pkt 1-3;
5. inne niż określone w pkt 1-4 podmioty, które:
   1. wykonują jeden z rodzajów działalności sektorowej, o której mowa w art. 5 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, lubdziałają w charakterze podmiotów świadczących usługi publiczne w rozumieniu art. 2 lit. d rozporządzenia (WE) nr 1370/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 października 2007 r. dotyczącego usług publicznych w zakresie kolejowego i drogowego transportu pasażerskiego oraz uchylającego rozporządzenia Rady (EWG), lubdziałają w charakterze przewoźników lotniczych w rozumieniu art. 2 pkt 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1008/2008 z dnia 24 września 2008 r. w sprawie wspólnych zasad wykonywania przewozów lotniczych na terenie Wspólnoty, wykonujących obowiązki użyteczności publicznej zgodnie z art. 16 tego rozporządzenia, lub
   1. działają w charakterze armatorów Wspólnoty w rozumieniu art. 2 pkt 2 rozporządzenia Rady (EWG) nr 3577/92 z dnia 7 grudnia 1992 r. dotyczącego stosowania zasady swobody świadczenia usług w transporcie morskim w obrębie Państw Członkowskich (kabotaż morski, wykonujących zobowiązania z tytułu świadczenia usług publicznych zgodnie z art. 4 tego rozporządzenia

– na które podmioty, wymienione w pkt 1-4, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio lub pośrednio przez inny podmiot, wywierają dominujący wpływ, w szczególności posiadają ponad połowę udziałów albo akcji lub posiadają ponad połowę głosów wynikających z udziałów albo akcji lub mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego.

Wskazane powyżej podmioty – z pewnymi włączeniami – będą zobowiązane do wdrożenia i zarządzania systemami do przyjmowania ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH od sygnalistów (system dla sygnalistów), podejmowania działań następczych, w tym postępowań wyjaśniających oraz ochrony sygnalistów w urzędach.

O jakich włączeniach mowa?

Polski ustawodawca wyłączył stosowanie ustawy o ochronie sygnalistów – w zakresie zgłoszeń wewnętrznych – do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców oraz podmiotów prawnych sektora publicznego, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową mniej niż 50 osób

Obowiązki w administracji publicznej związane z ustawą i dyrektywą UE

W odniesieniu do zgłoszeń wewnętrznych organ publiczny będzie zobowiązany:

1. ustalić, po konsultacjach z zakładowymi organizacjami związkowymi, procedurę przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych,
2. określić:
3. wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
4. bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu, upoważnione do podejmowania działań następczych,
5. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo, jeżeli takie zgłoszenia dopuszczono w procedurze zgłoszeń wewnętrznych;
6. ustanowić bezpieczne, skuteczne i poufne kanały zgłaszania naruszeń, przy czym na wniosek sygnalisty zgłoszenie może być dokonane ustnie podczas bezpośredniego spotkania,
7. potwierdzać sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w ciągu 7 dni od jego otrzymania,
8. podejmować, z zachowaniem należytej staranności, działania następcze,
9. przekazywać sygnaliście informację zwrotną w ciągu 30 dni ,
10. udostępnić sygnaliście określone w ustawie o sygnalistach informacje,
11. wypełniać obowiązki administratora danych osobowych,
12. upoważnić osoby uprawnione do przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami,
13. prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych.

Cześć podmiotów publicznych będzie jednak realizowała zadania nie tylko w zakresie rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych. Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w ustawie o ochronie sygnalistów, będą zobowiązane przyjmować ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE.

W odniesieniu do  zgłoszeń zewnętrznych organ publiczny będzie zobowiązany:

1. ustalić procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych,
2. ustanowić kanały komunikacji zapewniające kompletność, poufność i integralność danych  oraz niezależność od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności tego organu,
3. przyjmować zgłoszenia zewnętrzne,
4. dokonywać wstępnej weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, tzn. ustalić, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz ustalić, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych,
5.  rozpatrywać zgłoszenia zewnętrzne – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu,
6. przekazywać zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu – oraz poinformować o tym sygnalistę,
7. podejmować działania następcze z zachowaniem należytej staranności,
8. przekazać sygnaliście potwierdzenie otrzymania zgłoszenia i później informację zwrotną,
9. na żądanie sygnalisty wydać sygnaliście zaświadczenie w którym potwierdzi, że sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie,
10. upoważnić osoby uprawnione do przyjmowania zgłoszeń lub kontaktu z sygnalistą,
11. prowadzić rejestr zgłoszeń zewnętrznych,
12. wypełniać obowiązki administratora danych osobowych,
13. sporządzać sprawozdanie, za każdy rok kalendarzowy, zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych,
14. umieścić na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej wymagane przez ustawę informacje dla sygnalistów,
15. dokonywać co najmniej raz na 3 lata przeglądu procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Organy publiczne, będą zobowiązane rozpatrywać zgłoszenia zewnętrzne o upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy o ochronie sygnalistów. Na tę chwilę (początek czerwca 2024 r.) uchwalona przez Sejm ustawa o ochronie sygnalistów  procedowana jest w Senacie.

W tym kontekście warto także wspomnieć, że w przypadku podmiotów publicznych istnieje możliwość bezpośredniego stosowania dyrektywy w przypadku braku jej wdrożenia przez państwo członkowskie w wyznaczonym terminie. Zgodnie z podejściem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE), w takich sytuacjach dopuszcza się bezpośrednie stosowanie dyrektywy w relacjach wertykalnych, tj. na płaszczyźnie obywatel – władza publiczna (podmioty/instytucje będące „emanacją państwa”). Co jednak istotne, przepisy dyrektywy powinny być bezwarunkowe i wystarczająco precyzyjne by je zastosować wprost (patrz wyrok z 4 grudnia 1974 r., Van Duyn).