🔥 Dla wielu podmiotów sektora publicznego i prywatnego okres wakacyjny 2024 roku będzie przebiegał pod znakiem sygnalistów!

Końcówka procesu legislacyjnego dotyczącego ustawy o ochronie sygnalistów to już istny sprint. 14 czerwca Sejm przyjął poprawki Senatu do uchwalonej przez niższą izbę parlamentu ustawy o ochronie sygnalistów. Kilka dni później, tj. 19 czerwca Prezydent podpisał ustawę, a już 24 czerwca ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw RP.

📢 Rozpoczął się więc 3-miesięczny okres (vacatio legis) na wdrożenie przez podmioty prawne wymagań ustawy w zakresie wewnętrznych systemów (procesów) zgłaszania naruszeń.

Trochę więcej czasu (6 miesięcy) na wdrożenie wymagań ustawy dotyczących przyjmowania i zarządzania zgłoszeniami zewnętrznymi mają organy publiczne.

Tak jak już pisaliśmy, dla wielu podmiotów, które nie rozpoczęły jeszcze wdrożenia systemu whistleblowingowego, to nie jest dobra wiadomość. Z uwagi na okres urlopowy może zabraknąć rąk do pracy przy samym wdrożeniu, jak również pracowników, wobec których powinno się przeprowadzić skuteczne działania edukacyjne i komunikacyjne.

Czy 3 miesiące wystarczą na dostosowane się do wymagań ustawowych?

I tak i nie.

Podmioty prawne będą musiały na wstępnym etapie:
👉  ustanowić skuteczne, bezpieczne, poufne lub anonimowe kanały zgłaszania naruszeń umożliwiające przekazywanie zgłoszeń formie pisemnej lub ustnej; należy pamiętać, że na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku;
👉 ustanowić procedurę zgłaszania naruszeń oraz rejestr zgłoszeń zgodnie z wymaganiami określonymi w ustawie; procedurę należy skonsultować z organizacją związkową lub przedstawicielami osób wykonujących pracę w czasie od 5 do 10 dni;
👉 wyznaczyć i pisemnie upoważnić osoby przyjmujące i weryfikujące zgłoszenia o naruszeniach wskazanych w procedurze zgłoszeniowej;
a następnie:
👉 zapewnić należytą staranność i bezstronność prowadzonych działań następczych (czynności wyjaśniające);
👉 przetwarzać dane, w tym dane osobowe w rygorach wskazanych w ustawie i innych przepisach (RODO).

Jak widać, pod względem formalnym, spełnienie wymagań ustawy w okresie vacatio legis nie powinno być problemem. Pytanie, czy położenie przede wszystkim nacisku na kwestie formalne zapewni skuteczność całego procesu?
Niestety nie. Co więcej, takie działanie może stworzyć kolejne zagrożenia dla organizacji i nie mówimy tutaj o sankcjach przewidywanych w ustawie.

💡 Jeżeli nie wiesz, jak skutecznie wdrożyć system dla sygnalistów lub potrzebujesz wsparcia w tym zakresie to zapraszamy do współpracy. Wdrażamy takie systemy od 2017 r., zarówno w mniejszych podmiotach jak i grupach kapitałowych liczących po kilkadziesiąt spółek. Dzięki naszemu doświadczeniu bezpiecznie i skutecznie przeprowadzimy Twoją organizację przez cały proces.