Rola technologii w obszarze whistleblowingu?
To z pewnością temat na co najmniej kilka godzin dyskusji, ale i w 45 minut można poruszyć kilka istotnych zagadnień w tej materii. W trakcie VIII Forum Compliance Officer zorganizowanego w dniach 27-28 lutego 2023 r. przez Puls Biznesu – konferencje we współpracy z PwC Polska, CEO e-nform Rafał Hryniewicz dzielił się swoimi wieloletnimi doświadczeniami w tym zakresie w ramach panelu dyskusyjnego prowadzonego przez Robert Gniezdzia, MBA.
Cieszymy się, że tematyka zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów była motywem przewodnim trzech paneli tematycznych oraz zauważana przez ekspertów występujących w innych panelach. Trzeba jednak podkreślić, że whistleblowing to jedno z wielu wyzwań, które czekają przed organizacjami i oficerami compliance w najbliższych latach.
Poniżej kilka kwestii poruszonych przez naszego CEO w trakcie konferencji:
• Wiedza to nasza szansa, a niewiedza to nasze ryzyko. Rzetelnie wdrożony system whistleblowingowy to bardzo cenne źródło informacji, w szczególności o nadużyciach i zagrożeniach, pozwalające na szybsze reagowanie na naruszenia lub minimalizację ich skutków. Zaklinanie rzeczywistości nie rozwiąże problemów, którymi trzeba zarządzać.
• Każdy kanał zgłoszeniowy jest skuteczny, jeżeli dostarcza organizacji cennych dla niej informacji. Oczywiście pozostaje kwestia czy organizacja (a w szczególności jej menedżment) jest gotowa – między innymi mentalnie – na zarządzanie takimi informacjami, które często wymagają wyjścia ze strefy komfortu.
• Dyrektywa UE w sprawie ochrony sygnalistów nie mówi, które kanały są dobre, a które złe. Kanały zgłoszeniowe mają być skuteczne, poufne i bezpieczne. Nie ulega jednak wątpliwości, że profesjonalne systemy zgłaszania naruszeń (aplikacje) są najbezpieczniejsze i najefektywniejsze w procesie przetwarzania danych.
• Kanały zgłoszeniowe powinno się dywersyfikować. Dlaczego? Ponieważ powinny uwzględniać strukturę i charakter zatrudnienia oraz – co jest dobrą praktyką – oczekiwania potencjalnych użytkowników. Trzeba założyć, że jeden wdrożony kanał zgłoszeniowy nie wzbudzi zaufania lub nie zachęci do skorzystania z niego wszystkich potencjalnych sygnalistów.
• Jeżeli zrobimy big picture całego procesu whistleblowingowego w organizacji, to ostatecznie może się okazać, że inwestycja w profesjonalne narzędzie do zgłaszania naruszeń może być najbardziej racjonalną decyzją, także pod względem kosztowym.
• Brak ustawy nie powinien być przeszkodą we wdrożeniu systemu zgłaszania naruszeń. I tak wszystkie podmioty zobowiązane będą musiały to uczynić, a lepiej to robić bez pośpiechu i testować jego skuteczność, niż powtarzać błędy wielu organizacji, które wdrażały na ostatnią chwilę wymogi RODO. Wysiłek przy korygowaniu wdrożonego systemu do wymagań polskiej ustawy na pewno będzie mniejszy niż wdrażanie systemu w pośpiechu i chaosie.
Historia est magistra vitae! Czy jednak na pewno?
