„Dyrektor oddziału w Poznaniu Adam Z…. wszedł w układ z dostawcą sprzętu IT i oprogramowania spółką C…., która dostarcza naszej firmie produkty po znacznie zawyżonych cenach. Ponadto część zakupionych przez naszą firmę usług serwisowych w ogóle nie jest wykonywana, a płatności są realizowane. Ostatnio prezes spółki C… zasponsorował Adamowi Z… tygodniową wycieczkę w ekskluzywnym resorcie na wyspach Kanaryjskich, którą chwalił się przed niektórymi pracownikami.” Takie przykładowe zgłoszenie – mniej lub bardziej precyzyjne, poufne lub anonimowe – może trafić do wielu firm czy urzędów, którymś z ustanowionych kanałów zgłoszeniowych… jeżeli taki lub takie są w ogóle wdrożone. I oby były, gdyż lepiej, żeby nawet najgorsza informacja trafiła do organizacji, która może podjąć stosowne działania wyjaśniające i naprawcze, niż gdyby taka informacja trafiła do organów ścigania, instytucji kontrolnych lub do mediów. W tym drugim przypadku organizacja byłaby oczywiście w dużo gorszym położeniu.

Czy należy się martwić zgłoszeniami o nadużyciach?

Nie, wręcz przeciwnie!

Co, dziwi Cię takie stwierdzenie?

Tak naprawdę każda organizacja, nawet najlepiej funkcjonująca, jest narażona na ryzyko wystąpienia nieprawidłowości. Nie powinniśmy się zastanawiać czy w naszej organizacji dojdzie do naruszenia, tylko kiedy może do niego dojść, a jak już dojdzie, to czy jesteśmy na to przygotowani.

Informacje dotyczące nieprawidłowości pochodzące np. od pracowników dają organizacji możliwość podjęcia szybkich i skutecznych działań, w tym m.in. przerwania procederu, minimalizacji jego negatywnych skutków, usprawnienia mechanizmów kontrolnych i zabezpieczających. Takie informacje pokazują także, że niektórym osobom z otoczenia organizacji zależy na niej i z nią się identyfikują. Kiedy pojawia się pierwsze lub kolejne zgłoszenie, to nierzadko poza zaskoczeniem, konsternacją, czy nawet ekscytacją pojawiają się u wielu osób podstawowe pytania:
Co dalej?
Jak zweryfikować prawdziwość zgłoszenia? Gdzie szukać źródeł informacji i dowodów?
Jaką obrać taktykę, w tym chronologię czynności? W jaki sposób należycie udokumentować przeprowadzone czynności?
W jaki sposób zakomunikować ustalenia kierownictwu?
… i wiele innych

Właśnie praktyczne aspekty prowadzenia śledztw wewnętrznych będą tematem kolejnego webinaru E-nform, które odbędzie się w formie online w czwartek 21 kwietnia br. w naszym zaprzyjaźnionym Studio 3.0. Rafał Hryniewicz z e-nform będzie zadawał trudne pytania z tej materii naszym znakomitym gościom, a zarazem ekspertom, tj. Paweł Sawicki z Kopeć & Zaborowski – KKZ oraz Michał Opala z Sołtysiński, Kawecki & Szlęzak.