Przygotowany system zarządzania sygnalistami powinien opierać się na 3 zasadach: zaufania, bezstronności i ochrony.

Powinien wspierać wszystkie 4 etapy:
✔ otrzymywanie zgłoszeń o nieprawidłowościach – w jaki sposób przygotować i przekazać zgłoszenie,
✔ ocenę i selekcję zgłoszeń o nieprawidłowościach – określanie tu priorytetu, kompletności informacji i jej przydatności oraz ocenę ryzyka wystąpienia szkody dla sygnalisty i innych osób zaangażowanych,
✔ rozpatrywanie zgłoszeń o nadużyciach – bezstronne i terminowe dochodzenie (wyjaśnienie), a także stosowanie w ramach tego etapu środków ochrony dla sygnalistów i osób, których dotyczy zgłoszenie, także środków zapobiegających szkodom lub ograniczenie ich bądź naprawienie,
✔ zamykanie spraw dotyczących informowania o nieprawidłowościach – mechanizm kończenia dochodzeń (wyjaśnień) i formułowanie zaleceń oraz podejmowanie decyzji w oparciu o wyniki postępowania.
 
Ponadto zapewnić należy kontynuację stosowanych środków ochrony sygnalisty i ich dalsze monitorowanie, a wyniki dochodzeń powinny być wykorzystane do sprawozdawczości, samo-uczenia się organizacji i stosowania innych środków zaradczych.