Czy powołanie jednej osoby do obsługi zgłoszeń o naruszeniach w organizacji to dobry pomysł?
Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, proces obsługi zgłoszeń o naruszeniach można podzielić na 2 etapy, tj. etap przyjmowania zgłoszeń oraz etap prowadzenia działań następczych (postępowanie wyjaśniające). Pierwszy z etapów, w przeciwieństwie do tego drugiego, może być powierzony w całości także podmiotowi zewnętrznemu (przy spełnieniu stosownych rygorów).
W naszej praktyce najczęściej spotykamy się z sytuacją, że oba elementy procesu realizowane są przez te same, upoważnione przez organizację osoby (pracownicy). I to jest jak najbardziej OK.
Schody zaczynają się w przypadku, kiedy do procesu obsługi zgłoszeń wyznacza się tylko jedną osobę. A to niestety nie jest rzadkość. Zdajemy sobie oczywiście sprawę, że dla wielu mniejszych organizacji powołanie już jednej osoby do obsługi zgłoszeń jest wyzwaniem. Nie zmienia to jednak faktu, że taka sytuacja może prowokować różnorodne zagrożenia, zarówno dla procesu jak i samej organizacji.
W e-nform zawsze rekomendujemy naszym klientom wyznaczenie i upoważnienie co najmniej dwóch osób/koordynatorów do obsługi zgłoszeń od sygnalistów. Dzięki temu proces rozpatrywania zgłoszeń staje się bardziej bezpieczny, efektywny, a system zgłoszeniowy zyskuje na wiarygodności w oczach potencjalnych zgłaszających.
Jakie są plusy takiego podejścia?
Zaangażowanie co najmniej dwóch osób/koordynatorów:
📌 umożliwia zapewnienie ciągłości działania procesu obsługi zgłoszeń, w przypadku planowanej, a tym bardziej nieplanowanej, absencji (choroba, urlop, wypowiedzenie czy inne nieprzewidziane sytuacje) jednego z koordynatorów; dzięki temu organizacja unika przestojów, chociażby w komunikacji z sygnalistą czy prowadzonych dynamicznie czynnościach wyjaśniających (nierzadko czas tych czynności ma kolosalne znaczenie np. dla pozyskania istotnych dowodów czy informacji);
📌 zwiększa bezpieczeństwo i bezstronność procesu obsługi zgłoszeń, co ma kluczowe znaczenie dla budowy i utrzymania zaufania do systemu; dzięki współpracy i wzajemnej kontroli koordynatorów minimalizowane jest ryzyko konfliktów interesów przy rozpatrywaniu zgłoszeń, jak również ryzyko wykraczania poza przyjęte w organizacji standardy postępowania;
📌 podnosi skuteczność prowadzonych czynności wyjaśniających, bowiem synergia różnorodnych kompetencji koordynatorów, ich doświadczeń i umiejętności wyzwala kreatywność w analizie i rozwiązywaniu problemów oraz pozwala unikać schematów myślowych;
📌 pozwala lepiej zarządzać obciążeniem pracą koordynatorów, w tym efektywnie rozdzielać zadania między nimi. Szczególnie w większych firmach liczba zgłoszeń może być liczniejsza, a jeden koordynator może nie sprostać wszystkim zadaniom na czas.
Podsumowując, większa liczba koordynatorów to efektywniejszy, skuteczniejszy, bezpieczniejszy i bardziej transparentny system obsługi zgłoszeń od sygnalistów.
