• e-nform
  • Fundamenty skutecznego systemu dla sygnalistów.

Fundamenty skutecznego systemu dla sygnalistów.

7 stycznia, 2021

blog:

Fundamenty skutecznego systemu dla sygnalistów.

W najbliższych latach wiele organizacji prywatnych i publicznych stanie przed koniecznością lub potrzebą wdrożenia systemu dla sygnalistów. Bez względu na motywację jaka będzie temu towarzyszyła, warto zwrócić uwagę na następujące elementy skutecznego systemu:


#SystemDlaSygnalistów jako element kultury etycznej organizacji 
Jeśli chcemy, by pracownicy reagowali na niepożądane zachowania to najpierw określmy, które z nich są nieakceptowalne, nieetyczne, a które pożądane. Podkreślmy rolę osób reagujących na naruszenia i wskażmy, w jaki sposób reagować i dlaczego.


#IdentyfikacjaZagrożeń organizacji 
Nie każdy pracownik ma taką samą wiedzę na temat zagrożeń organizacji, więc zidentyfikuj te najczęstsze i najpoważniejsze, opisz je prostym językiem i zakomunikuj pracownikom, by wiedzieli na co zwracać uwagę.


#ZaangażowanieKierownictwa 
Bez zaangażowania kierownictwa system nie będzie funkcjonował! Kierownictwo musi dawać przykład właściwych zachowań, egzekwować przestrzeganie przyjętych norm, podejmować konsekwentne i transparentne decyzje, zapewniać zasoby.


#ZaangażowaniePracowników 
Jeżeli chcesz, by pracownicy korzystali z systemu, zaangażuj ich w jego wdrożenie i pokaż korzyści, jakie wnosi dla nich i organizacji.


#PodejścieProcesowe 
System dla sygnalistów jest jednym z wielu procesów w organizacji, które mniej lub bardziej na siebie oddziałują. Sprawdź m.in. jaką dokumentację powinieneś zaktualizować w związku z jego wdrożeniem (np. JRWA, PODO, PBI, polityki) i jakie procesy musi uwzględniać dokumentacja samego systemu.


#Role i #Odpowiedzialności osób w systemie 
Za obsługę systemu muszą odpowiadać wiarygodne, obiektywne i rzetelne osoby, cieszące się zaufaniem pracowników. Może to być kompetentny personel wewnętrzny lub zewnętrzny albo jedno i drugie (podejście hybrydowe). Za skuteczność całego systemu powinien odpowiadać bezpośrednio członek najwyższego kierownictwa.


#KanałZgłoszeniowy 
Kanał komunikacji to jeden z najistotniejszych fundamentów systemu dla sygnalistów. Skuteczny system powinien zapewniać anonimowość, poufność, bezpieczeństwo informacji i efektywność ich przetwarzania, a także intuicyjność obsługi.


#ProceduraZgłoszeniowa 
Proces dokonywania zgłoszenia i zarządzania nim powinien być transparentny, więc opisz go w całości, w możliwie najprostszy sposób. Nie wchodź w szczegóły dotyczące taktyki i narzędzi wspierających wyjaśnianie zgłoszeń. Stwórz także procedury uproszczone, które pracownicy szybciej przyswoją.


#EfektywnaKomunikacja dot. systemu Jeśli system dla sygnalistów ma być skuteczny, to zadbaj by wszyscy pracownicy nie tylko się o nim dowiedzieli, ale także zrozumieli w jakim celu został wdrożony i jakie korzyści wnosi także dla nich.


#Szkolenia 
Wiedza i świadomość to podstawa każdego racjonalnego działania, więc wstępne i cykliczne szkolenia dla pracowników dot. systemu to konieczność. Szkolenia powinny się skupiać nie tylko na przekazywaniu adekwatnej wiedzy, ale także na kształtowaniu właściwych postaw.


#EfektywneZarządzanieZgłoszeniami 
Pamiętaj, że zarządzanie zgłoszeniami to nie tylko ich przyjmowanie i rejestrowanie, ale także ich efektywna analiza, weryfikacja, skuteczny dialog z sygnalistą, gromadzenie dowodów, wyciąganie wniosków z ustaleń i wspieranie procesu decyzyjnego.


#BezpieczeństwoDanych 
System może gromadzić wiele „wrażliwych” informacji w tym tajemnice przedsiębiorstwa i dane osobowe, więc zadbaj o ich bezpieczeństwo przez cały okres ich życia w systemie, bez względu na miejsce i środki przetwarzania danych.


#FaktycznaOchronaSygnalistów 
Pamiętaj, że ochrona sygnalistów to nie frazesy w politykach, procedurach czy kodeksach, ale konkretne, faktyczne działania organizacji na rzecz bezpieczeństwa tych osób.

Vector

autor

Rafał Hryniewicz

Prezes zarządu E-nform Sp. z o.o.

udostępnij

Czytaj także

E-nform_skuteczny-system-dla-sygnalsitów
RAPORT-ACFE
na-blog-PCBC_HISTORIE
5-powodów,-dla-których-warto-wdrożyć-system-zgłaszania-naruszeń-(system-whistleblowingowy)-przed-uchwaleniem-ustawy-o-ochronie-sygnalistów

Dołącz do grona naszych profesjonalnych Partnerów

Przekonaj się jak e-nform whistleblowing system może zwiększyć bezpieczeństwo i skuteczność Twojej organizacji w osiąganiu jej celów!

Jeżeli masz pytania dotyczące naszego systemu lub naszych usług, skontaktuj się z nami. Rozwiejemy wszelkie Twoje wątpliwości.

Zaufaj naszemu wieloletniemu doświadczeniu!

Scroll to Top