W najbliższych latach wiele organizacji prywatnych i publicznych stanie przed koniecznością lub potrzebą wdrożenia systemu dla sygnalistów. Bez względu na motywację jaka będzie temu towarzyszyła, warto zwrócić uwagę na następujące elementy skutecznego systemu:
#SystemDlaSygnalistów jako element kultury etycznej organizacji
Jeśli chcemy, by pracownicy reagowali na niepożądane zachowania to najpierw określmy, które z nich są nieakceptowalne, nieetyczne, a które pożądane. Podkreślmy rolę osób reagujących na naruszenia i wskażmy, w jaki sposób reagować i dlaczego.
#IdentyfikacjaZagrożeń organizacji
Nie każdy pracownik ma taką samą wiedzę na temat zagrożeń organizacji, więc zidentyfikuj te najczęstsze i najpoważniejsze, opisz je prostym językiem i zakomunikuj pracownikom, by wiedzieli na co zwracać uwagę.
#ZaangażowanieKierownictwa
Bez zaangażowania kierownictwa system nie będzie funkcjonował! Kierownictwo musi dawać przykład właściwych zachowań, egzekwować przestrzeganie przyjętych norm, podejmować konsekwentne i transparentne decyzje, zapewniać zasoby.
#ZaangażowaniePracowników
Jeżeli chcesz, by pracownicy korzystali z systemu, zaangażuj ich w jego wdrożenie i pokaż korzyści, jakie wnosi dla nich i organizacji.
#PodejścieProcesowe
System dla sygnalistów jest jednym z wielu procesów w organizacji, które mniej lub bardziej na siebie oddziałują. Sprawdź m.in. jaką dokumentację powinieneś zaktualizować w związku z jego wdrożeniem (np. JRWA, PODO, PBI, polityki) i jakie procesy musi uwzględniać dokumentacja samego systemu.
#Role i #Odpowiedzialności osób w systemie
Za obsługę systemu muszą odpowiadać wiarygodne, obiektywne i rzetelne osoby, cieszące się zaufaniem pracowników. Może to być kompetentny personel wewnętrzny lub zewnętrzny albo jedno i drugie (podejście hybrydowe). Za skuteczność całego systemu powinien odpowiadać bezpośrednio członek najwyższego kierownictwa.
#KanałZgłoszeniowy
Kanał komunikacji to jeden z najistotniejszych fundamentów systemu dla sygnalistów. Skuteczny system powinien zapewniać anonimowość, poufność, bezpieczeństwo informacji i efektywność ich przetwarzania, a także intuicyjność obsługi.
#ProceduraZgłoszeniowa
Proces dokonywania zgłoszenia i zarządzania nim powinien być transparentny, więc opisz go w całości, w możliwie najprostszy sposób. Nie wchodź w szczegóły dotyczące taktyki i narzędzi wspierających wyjaśnianie zgłoszeń. Stwórz także procedury uproszczone, które pracownicy szybciej przyswoją.
#EfektywnaKomunikacja dot. systemu Jeśli system dla sygnalistów ma być skuteczny, to zadbaj by wszyscy pracownicy nie tylko się o nim dowiedzieli, ale także zrozumieli w jakim celu został wdrożony i jakie korzyści wnosi także dla nich.
#Szkolenia
Wiedza i świadomość to podstawa każdego racjonalnego działania, więc wstępne i cykliczne szkolenia dla pracowników dot. systemu to konieczność. Szkolenia powinny się skupiać nie tylko na przekazywaniu adekwatnej wiedzy, ale także na kształtowaniu właściwych postaw.
#EfektywneZarządzanieZgłoszeniami
Pamiętaj, że zarządzanie zgłoszeniami to nie tylko ich przyjmowanie i rejestrowanie, ale także ich efektywna analiza, weryfikacja, skuteczny dialog z sygnalistą, gromadzenie dowodów, wyciąganie wniosków z ustaleń i wspieranie procesu decyzyjnego.
#BezpieczeństwoDanych
System może gromadzić wiele „wrażliwych” informacji w tym tajemnice przedsiębiorstwa i dane osobowe, więc zadbaj o ich bezpieczeństwo przez cały okres ich życia w systemie, bez względu na miejsce i środki przetwarzania danych.
#FaktycznaOchronaSygnalistów
Pamiętaj, że ochrona sygnalistów to nie frazesy w politykach, procedurach czy kodeksach, ale konkretne, faktyczne działania organizacji na rzecz bezpieczeństwa tych osób.
